浅谈设备工程项目监理档案人员的工作要求和实

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摘要：随着我国经济的高速增长，固定资产投资呈现快速增长和多元化的趋势，其中工业建设项目中的设备投资占有很大比例。设备监理的对象就是投资规模巨大的设备工程项目。所谓设备监

随着我国经济的高速增长，固定资产投资呈现快速增长和多元化的趋势，其中工业建设项目中的设备投资占有很大比例。设备监理的对象就是投资规模巨大的设备工程项目。所谓设备监理是指接受委托人委托，依据国家有关法律法规、强制性标准和采购合同，对设备质量、投资、进度和安全等提供专业化服务。具有较高的专业性和较强的实践性。 设备监理档案是指设备工程项目在工业建设项目中的设备监理和设备监理管理各项活动中形成的记录和文件，是设备工程建设项目资源和智慧的结晶，是重要的科技信息资源。对一些重大设备工程项目来说，其投入的财力、物力和人力往往是巨大的。设备监理记录和文件是设备监理项目的载体，记录了所监理项目过程质量状况和发生问题及处理情况，设备监理档案的质量高低直接取决于档案人员素质的高低。可见，在设备工程项目中，监理档案管理人员的综合素质有着及其重要的作用。 一般来说，设备工程项目在设备生产之前，设备文件档案就开始产生和积累了。包括委托合同、监理合同、监理大纲、监理规划、监理实施细则等。设备工程项目的实施过程复杂，文件资料种类繁多，技术性强，在委托合同履行过程中，往来的函件和资料也会成为合同文件的组成部分，从而进一步增加了监理文件的数量，合同管理成为监理文件的基础。为了减少甚至避免导致的争议必须加强监理档案管理，努力实施监理文件的档案化和信息化。 不同于传统的静态文件档案管理，设备监理档案管理贯穿于设备工程项目实施的整个过程，强调的是设备监理文件资料的过程控制，服务对象广，协调难度大、工作接口多、文件类型多。设备工程项目文件档案管理是一项规范化、职业化、专业化技术服务性工作，对从事监理档案管理人员的职业道德素质、知识结构及其他各方面的能力提出了更高要求。 2.1监理档案人员必须具备良好的职业道德素质要求 《档案法》第九条明确规定：“档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”这是国家从法律的高度对档案管理人员的政治素质和业务素质提出的要求。设备监理档案是设备工程项目中的宝贵财富，凝聚了所有参与设备工程项目人员的心血和汗水。遵纪守法、忠于职守、维护设备监理文件档案的完整和安全是最基本的职业道德。 设备工程项目档案人员所从事的工程文件档案管理工作即严谨又枯燥，良好的职业道德素质是档案人员甘于奉献、勇于奉献的动力和精神支柱。 为此，从事设备监理档案管理人员必须具有强烈的事业心、高度的责任感、严肃的工作态度和全心全意的服务意识，在平凡中体现不平凡的事业。 2.2　监理档案人员必须具备合理的档案专业素质要求 设备工程项目监理档案是档案管理的一部分，专业性强、技术性高。作为监理档案管理人员需要具备合理的档案专业知识，具备系统学习和掌握档案专业知识，如《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》、《科技档案常见类型归档范围和保管期限表》、《设备工程监理规范》、《国家重点建设项目档案验收规范》等，掌握管理设备工程项目监理档案所需要的相关知识和计算机管理档案的技能，使档案人员能切实保证监理档案的完整、准确、系统以及安全保管和有效利用，确保设备工程项目监理档案工作的工作质量，提高工作效率。更好的为设备工程监理项目服务。 2.3　监理档案人员必须具备合理的质量管理素质要求 根据GB/T-2010《设备工程监理规范》要求，设备工程监理单位应建立并保持符合GB/T-2008要求的质量管理体系，编制形成文件的程序，用来规定监理记录和监理资料的有效管理。监理档案是设备工程项目质量管理中的重要环节，作为监理档案管理人员需要具备质量管理知识，熟知并掌握GB/T-2008标准及在监理档案工作过程中的应用和实践，认真学习和领会文件控制程序和记录控制程序，将对设备工程项目建设中的合同类文件、监理工作类文件、监督管理类记录、指令类文件、沟通协调类文件和记录、监理报告类文件等进行有效搜集、分类、整理、归档、标识、贮存、检索、保存、处置、提供，为设备工程项目质量管理提供服务。 2.4　监理档案人员必须具备合理的设备工程相关知识素质要求 设备工程项目监理档案是从事设备监理工作的重要依据，只有做好设备工程项目监理档案的管理工作，才能做好设备工程项目。 作为监理档案人员需要立足于设备工程项目实际，熟悉和了解与设备工程相关的知识，包括设备工程监理的合同管理、质量控制管理、技术与方法、项目进度管理、设备类别、专业类别等，将监理档案管理的要求落实到设备工程项目的各项具体工作当中。因为，监理档案管理工作必须与设备工程项目工作同步进行，设备工程项目具有明显的特性，就是项目专业不同，人员不同，项目完成后，相应责任人和项目监理机构就会永久撤离，作为监理档案人员就会根据自己熟悉和了解的专业知识，结合项目特点，及时收集、及时整理、及时归档，保障监理档案的完整性，最终为设备工程项目提供服务保障。 2.5　监理档案人员必须具备协调沟通表达能力素质要求 设备工程项目监理单位是接受委托人委托，按照合同约定对设备工程进行专业化监督和管理的服务组织，工作接口多，合同类型复杂，对监理档案的管理有一定的影响。监理档案人员就需要具有良好的协调沟通表达能力，在业主方、被监理单位、项目监理机构等之间搭建一个信息共享和有效沟通的平台。建立监理档案管理制度，确保各方均按照设备工程监理规范要求和标准，在设备监理过程中形成的设备工程项目文件资料，统一分类、统一标准、统一方法，统一要求，实现监理档案管理有效执行，确保设备监理过程中形成的文件资料处于体系受控状态，有利于项目结束后监理资料后期归档和移交工作，从而有利于项目结束后向业主的无缝移交。 3.1　加强监理档案人员的培训工作，提高从业人员专业素质 设备工程项目监理档案管理工作是一项严谨、枯燥却专业性强、人员素质要求高的工作，作为追溯过程质量、评价监理服务质量和界定监理责任的依据，监理档案对整个设备工程项目的质量管理有着重要影响。鉴于目前设备监理档案管理人员的现状，加强从业人员的培训工作不仅是必然的，也是必须的。培训的形式可以根据监理档案人员实际情况，组织到项目现场，跟着项目接触设备监理过程中形成的监理资料，提升对监理资料的直观认识。可以是到同行业先进经验的单位进行参观学习，观摩交流，从中积累学习经验。也可以派出学习档案知识、质量体系知识，确保监理档案从业人员对档案和质量体系的业务行为做到规范、准确，从而提高工作效率，减少工作失误，并保证监理档案从业人员学习新知识，掌握新技能。 3.2　加强内部管理，完善激励和约束机制，调动从业人员积极性 设备工程项目监理档案是在设备工程建设项目中形成的反映设备工程施工过程和项目真实面貌的文件，对整个设备工程项目建设起着至关重要的作用，对监理档案管理人员和工作提出了更为严格的要求。为此，需要制定和完善监理档案管理制度并建立一套科学、严格的目标绩效考核制度和考核标准，明确监理档案管理岗位职责和工作程序，运用目标绩效考核的办法，完善激励和约束机制，调动从业人员积极性，实现监理档案管理人员自我价值，提升监理档案管理人员的自觉性和主动性，促进设备工程项目监理档案管理水平。 综上所述，设备工程项目监理档案人员的素养要求是多方面的，国家和行业协会积极引导设备工程监理档案管理工作的制度化、规范化、科学化，如何切实提高基层监理单位监理档案管理水平，确保设备工程项目文件资料的科学、完整和规范，推动社会建设发展，为社会创造更多的财富，提高监理档案从业人员的综合素质，是我们实际基层监理档案管理人员认真思考和积极探索的。

文章来源：《设备监理》 网址: http://www.sbjlzz.cn/qikandaodu/2020/0723/394.html

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